アシのMちゃん 1日1回は仕事でミスをします。どうすればミスを減らせますか？
こんな人のための記事です。
- 同じようなミスを重ねる
- 単純な作業ほどミスをする
- ミスを恐れるあまり、ミスをしてしまう
こういった経験はありませんか？
結論からいうと、
仕事でミスを減らしたければ、注意力などの人為的なチカラに頼るのではなく、システムそのものを見直す必要があります。
この記事では、仕事でミスの多いボクが実践していることや学んだことをまとめてご紹介します。
ツクルカ 人間はミスをする生き物なので、ミスをしない環境をつくろう！
あなたはなぜミスをするか？ミスの原因は？
ボクはミスを減らすためには、2つ重要なことがあると考えています。
- ミスをしないこと
- ミスに気づくこと
この2つは似ていますが、その意味合いはまったく異なります。
ミスをしないことは、仕事の精度を上げて、そもそもミスをしないように工夫することです。
一方、ミスに気づくことは、人間はミスをするものだから、ミスに気がつくように工夫することです。
この2つの違いを理解した上で上手に組み合わせるとミスを減らすことができます。
では、どうすればミスをしなくなるのか？ミスに気づくことができるのか？
この２軸でミスを減らす方法をご紹介します。
仕事の精度を上げて、ミスを減らす方法！
仕事の精度を上げるために、「注意力」や「意思力」に頼るのは誤りです。
どれだけ注意深く仕事をしても、ミスをしないと誓っても仕事でミスは発生します。
なぜ、ミスは発生するのか？
理由は、ミスをしないところでも注意力や意思力を使ってしまい、結果的にミスの発生しやすい場面では注意散漫になっているからです。
つまり、ミスにはミスをしやすいポイントやその人の癖があり、その点に意識を集中する必要があるということです。
にもかかわらず、作業全体に意識を向けているため、仕事の精度が上がらず、またミスにも気がつかないという最悪の事態に陥っています。
では、作業全体に注意を向けないためには、どうすればいいのか？
答えは、「ミスをしやすいポイントを日頃からまとめておく」ことです。
たとえば、パソコンのExcelファイルに、「ミスファイル」などのデータを作成し、ミスをしたときに発生した状況や作業内容を記録します。
その記録を同じ作業をするときに確認しておけば、自分がミスをしやすいポイントを知ることができるので、仕事の精度を上げて、ミスも減らすことができます。
あらかじめミスに気づいて、ミスを減らす方法！
人間はそもそもミスをする生き物なので、どれほど注意や準備をしてもミスをするときにはミスをします。
なので、仕事でダブルチェックは必須の作業です。
しかし、このダブルチェックは何も考えないで行うと精度が上がりません。
ダブルチェックで精度が上がらない理由は、作業者の作業をトレースすることが多いからです。
特に自分がおこなった作業の見直しは、作業手順をなぞるように確認していくため、同じ箇所でミスをする可能性が高いです。
そうした場合は、手順を逆に追ったり、チェックしやすいように要素を分解したりなど、手順や見方を変える工夫をすることで、作業を別の視点からチェックできるようになり、あらかじめミスに気づけるようになります。
たとえば、メールの文章で見落としや誤字脱字が多い場合は、メール文を一度メモ帳などのテキストファイルに写して、文章を見やすく短文にすれば、見落としや誤字脱字に気づきやすくなります。
企画書などの文書であれば、企画書の最後から読むなどすれば、企画書を作った流れでチェックをしないため、ミスに気づきやすくなります。
見落としなどのケアレスミスが多い人は、一度違う視点で仕事を見つめるようにしてみましょう。
まとめ
ケアレスミスが多い人に向けて、仕事でミスを減らすための工夫をご紹介しました。
人間はそもそもミスをする生き物なので、注意力や個人の能力に頼ってミスを減らすことは不可能です。
そのため自分のミスの癖を知り、そのミスへの対策を自分で作る必要があります。
とはいえ、システムにも限界があるので、自分自身をミスを起こさないように鍛えることも必要です。
自分に合った方法を見つけて、仕事のミスを少しでも減らしていきましょう。
