アシのMちゃん 説明をするのが苦手です。説明が上手になる方法を教えてください。
こんな人のための記事です。
商品説明やプレゼンなど、説明をうまく話す能力はビジネスマンに求められる必須の能力です。
しかし、求められる頻度に対し、ボクたちは説明が苦手だと感じています。
この記事では、話が上手になる方法として、文章術の基本であるPREP法やSDS法をご紹介します。
ノリトモ 結論を先に伝えて、話の方向性と認識を合わせよう！
PREP法とは！？
PREP法とは、「Point（結論）・Reason（理由）・Example（事例）・Point（結論）」の頭文字を並べた略称です。
PREP法において大切なことは、話の要点や主題を最初に提示し、最後に改めてまとめを述べることです。
PREP法のメリット
PREP法は「文章術の基本」と言われており、説明を上手く伝える方法としても利用することができます。
聞き手の負担が減る
PREP法は話題の要点を伝えてから話をするため、聞き手に話の全体像を先に伝えることができます。
そのため、聞き手が話の主題を探したり、話し手の目的を考えたりする必要がないため、聞き手は話に集中することができます。
短時間で伝わる
PREP法では話の要点を伝えた上で、理由や事例を説明します。
そのため、話の方向性や目的をお互いに認識した上で会話を進めるため、話がそれたり確認をしたりする必要がありません。
文章構成に使える
メールやチャットなどビジネスシーンでは、文章を書く機会も増えています。
PREP法は、短文でわかりやすくこちらの意図を伝える方法であるため、文章を構成する際にも使うことができます。
SDS法とは？
SDS法とは、「Summary （要約）・ Details（概要） ・ Summary（要約）」の頭文字をとった略称です。
PREP法とよく似た方法ですが、PREP法の「Reason（理由）」を省いた省略版と捉えるとわかりやすいと思います。
SDS法のメリット
PREP法が結論重視の説得力のある説明であるのに対し、SDS法は相手に理解されやすく記憶されすい特徴があります。
注目ポイントを強調する
SDS法は、PREP法の「Reason」を省略した省略版であるため、Summary（概要）の部分に注目が集まりがちです。
そのため、話の概要に注目して欲しいときやわかりやすく伝えたときは、PREP法よりもSDS法を用いることをおすすめします。
記憶に残す
SDS法は短文で3回同じことを繰り返すため、相手の記憶に強烈に残ります。
たとえば、何気なくテレビのニュース番組も実はSDS法を使って配信されています。
PREP法がむずかしいと感じる人は、SDS法からなれていくことをおすすめします。
話を聞いてもらうために必要なこと
ここまでは話し手のスキルについて解説をしてきました。
しかし、説明を上手に話すためには話し手のスキルだけでなく、聞き手のスタンスも重要だとボクは考えています。
つまり、聞き手と話し手との関係性や聞き手が熱心に聞く姿勢にあるかどうかで、説明の伝わりやすさには変化がおきるということです。
以下では、話を聞いてもらうためのコミュニケーション作りとして、聞き手との距離を縮める方法をご紹介します。
話を聞いてもらいやすくるフレーズ
まず、聞き手に話を聞いてもらう姿勢になってもらうためには、話に興味を持ってもらう必要があります。
そのためには、会話の出だしとして以下のようなフレーズを使うと、聞き手は話に興味を持ってくれ、前向きに話を聞く姿勢になってくれます。
「興味があって調べてみた」
上司が相手であれば、会社のスタッフや部下が、興味があって調べたことを聞きたいと思ってくれます。
また、相手がクライアントであれば、わざわざ話のタネをもってきてくれたと前向きに話に興味を持ってくれます。
このようにPREP法やSDS法などで単純に結論から話すだけでなく、枕詞に聞き手にとって関連のあることを調べてきたというような言葉を積極的に使ってみましょう。
人間関係を良くするフレーズ
話をする上で最も大切なのが、人間関係の構築です。
この人間関係が構築できていないうちに話を進めると、たいてい聞き手は話を聞いてくれません。
こうなっては、説明が上手でもまったく意味がありません。
社内やクライアントとの人間関係をよくするためには、感謝を伝えることです。
しかし、ただ単に「ありがとう」と感謝のことばを述べるのではなく、「ありがとう」のまえに「いつも」と枕詞を使ってください。
「いつもありがとうございます」というだけで、単純に「ありがとう」と伝えるより日頃から感謝してくれているんだなと相手に思わせることができ、相手はあなたに好意を寄せてくれます。
感謝するときは、「いつも」と感謝のことばの前につけるようにしましょう。
まとめ
説明が苦手だと感じている人のために、説明が上手になるPREP法とSDS法について解説をしました。
結論から話をして、要約や事例を話すPREP法やSDS法はビジネスシーンでは必須の技術です。
ビジネスシーンでは、説明やプレゼンだけでなく、メールなどの文章でも論理的に説明をする必要があるため、同様の方法を用いて説明をすることにより、短くわかりやすく相手にあなたの意向を伝えることができます。
説明が苦手だと感じている人は、初めはなれないかもしれませんが、積極的にPREP法やSDS法を普段の会話から使ってみましょう。
使いこなすためには、練習あるのみです。
