相手に伝わる文章を書く方法!文章を書くのが苦手な人は「箇条書き」を使え!
ほどよしisほどよしis

構造化した美しい文章は頭のいい人が書くものです。文章を書くことの苦手な頭の悪い人は、わかりやすく見やすい「箇条書き」を使うべき!

文章の苦手な人ほど、相手に伝えたいことを長文で書こうとします。

しかし、無駄に横文字を使って格好をつけたり、余計な情報を付け加えたりするため、何を言いたいのかサッパリわかりません。

また、依頼などの大切な部分を文中や文末にこっそり書くため、依頼内容を見落としてしまうこともあります。

アシのMちゃんアシのMちゃん

「箇条書きに頼るな!」っていう人もいるよね?

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その人の周りには、頭のいい人しかいなんだよ。世の中には、頭の悪い人間の方が多いという事実を知らないんだ。

この記事では、見やすくわかりやすい文章の書き方として、「箇条書き」を使うメリットやポイントについて解説をします。

箇条書きを使うべき人の文章

以下のような文章を書く傾向のある人は、箇条書きで文章を構成するべきです。

■文章が下手くそな人の特徴5つ

  • 画面を文字で埋め尽くすほどの長文を書く人
  • 主語と述語が連動していない、または主語を書き忘れる人
  • 接続詞の「〜が、」を使い、一文が長くなる人
  • 「です」「ます」など、同じ語尾を連投する人
  • 因果関係のないところに「→」を使う人

これらの傾向のある人の文章は、相手に言いたいことが伝わらない、もしくは構造化されていない幼稚な文章を書く人と見なされてバカにされます。

アシのMちゃんアシのMちゃん

メールやLINEの文章がわかりにくい人って、残念だよね。

ほどよしisほどよしis

スマホでやりとりすることの多いSNSは、特に短文で言いたいことをまとめる能力が必要だ。

そうしたときに困らないためにも、普段から短くわかりやすい文章を意識するクセをつけることが大切です。

箇条書きを使うときのポイント

箇条書きを使うときのポイントは2つです。

ポイント① 2つ以上の並列情報のみに使う
ポイント② 意味のない数字の箇条書きは使わない

ポイントを2つに絞っている理由は、ルールが複雑になったり、多用したりすると相手に意図を伝えやすい箇条書きのメリットがなくなるからです。

ルールが複雑になると、伝える側がどのような意図を持って何を伝えようとしているのかわからなくなります。

箇条書きも多用するとバカに見られます。

ほどよしisほどよしis

文章で伝えた方がいいときは文章で伝えた方がいい。

箇条書きはまとめにくく、長文になりそうなポイントに絞ることで効果を発揮します。

ポイント① 2つ以上の並列情報のみに使う

並列情報とは、文章を構造化する際に同じ要素に属する情報のことです。

簡単な例を書くと、

■カレーの材料

  • ジャガイモ
  • たまねぎ
  • にんじん
  • 牛肉

みたいなことです。

一方、並列情報以外に箇条書きを使うと、

  • 晩ごはんはカレーにする
  • 牛すじ肉でカレーを作る
  • 冷蔵庫にじゃがいもと玉ねぎがある
  • にんじんを買う必要がある

みたいになります。

一見わかりやすくまとめられていますが、これではただのメモ書きです。

誰か他の人に買い物に行ってもらおうと思ったときに、渡す文章ではありません。

相手にわかりやすく伝えるためには、

■晩ごはんの買い物リスト

  • 牛すじ肉200g
  • にんじん1本

これだけで大丈夫です。

さらに、箇条書きは文章構造をまとめるために使用する技法です。

たまに、1つのことだけに箇条書きを使う人を見かけますが、その場合は箇条書きにする必要はありません。

たとえば、

  • 今日の晩ごはんはカレー

みたいに使うのは、NGです。

目立たせるために使いたくなる気持ちはわかりますが、目立たせる場合は「見出し」を使うなど構成を工夫してください。

■今日の晩ごはん:カレー

こうすれば、箇条書きに見えなくなります。

ポイント② 意味のない数字の箇条書きは使わない

時系列の情報を並べるときに、数字を用いた箇条書きを使うことがあります。

この場合は、あくまでも時系列を表すために数字を使うのであって、数字が必要ではないときに数字の箇条書きを使う必要はありません。

■カレーの材料

  1. ジャガイモ
  2. たまねぎ
  3. にんじん
  4. 牛肉

なんとなく意味は分かりますが、この場合は「・」の箇条書きの方が正しい箇条書きの使い方になります。

■カレーの作り方

  1. 材料を切る
  2. 切った材料を軽く炒める
  3. 鍋に水を張り、炒めた材料を入れる
  4. 水が沸騰したら、中火でして20分ほど煮る
  5. カレールーを入れて、10分ほど煮込む

数字の箇条書きは、このように時系列を表現するときに使う方がわかりやすく相手に内容を伝えることができます。

まとめ

  • 文章が苦手な人は、箇条書きを使う
  • 箇条書きは2つ以上の並列情報のみに使う
  • 時系列以外に数字の箇条書きは使わない