アシのMちゃん わかりやすく伝えたつもりなのに、こちらの意図が伝わらず、いつも話がこじれます。どう話を伝えたらいいかわかりません。
こんな人のための記事です。
「話が伝わらない」というコミュニケーションの問題は、ビジネスやプライベートでも多いトラブルの1つです。
結論からいうと、あなたの話が伝わらない理由は、「伝えすぎ」が原因です。
伝えようとするあまり、情報が過度になっています。
伝える情報が過度になると、
- 伝える順番がごちゃごちゃになる
- 意図した方向とは違う話題になる
- 結局、一番伝えたいことが伝わっていない
という、トラブルに発展します。
ここでは、話し下手で悩んでいる人だからこそできる「話が伝わらない問題の解決法」について解説をします。
Yoshinori ポイントは、話すことを意識しすぎないこと！
では、はじめていきます。
仕事の説明を伝えるスキルとは？
相手に話をしてこちらの意図を伝えるには、いくつか方法があります。
代表的なものは、以下の3つです。
- プレゼンや講演
- 会話（雑談）
- 仕事の説明
プレゼンや講演の伝えるスキルは、こちらの言いたいことを一方的に伝える「劇場型」の伝えるスキルです。
会話（雑談）における伝えるスキルは、会話のキャッチボールを楽しむ「ストーリー型」の伝えるスキルです。
一方、仕事の説明で使う伝えるスキルは、こちらの意図を伝えるための「コミュニケーション型」の伝えるスキルです。
この記事では、ビジネスの現場で使うことの多い「仕事の説明」に関する伝えるスキルをご紹介します。
伝えるポイントは3つ
相手にこちらの意図を察してもらうためには、以下の3つを意識して話を組み立ててください。
これを意識すれば、会社で「コミュニケーションスキルが高い」と勝手に評価されます。
目的を明確にする
企画書などを作るときと同様に、相手に話を伝えるときも伝える目的を明確にしましょう。
相手に何を伝えたいのか？
相手にどうしてもらいたいのか？
こういうときは、「5W1Hで考えるといい」などといわれます。
確かにそうなんですが、5W1Hをいきなり伝えようとすると話が長くなり、途中でわけがわからなくなります。
そこで「最悪これが伝わったらいい」という、伝えたいことの「核」を一つ決めてください。
なぜなら、相手に話が伝わることは、たった1つだけだからです。
むしろ、1つでも伝わればOKです。
そこから、わからないことがあれば向こうから話を聞いてくるので、それに回答すれば自然と5W1Hも伝わります。
伝えることには限界があると意識して、コミュニケーションをとるよう心がけましょう。
結論から話す
論理的に話すテクニックの定番ですが、相手に話を伝えるには「結論から話す」ことをおすすめします。
結論を先に伝えることで、相手はあなたが
なんの話をしようとしているのか？
なにをしてほしいのか？
ある程度の全体像を掴んだ上で話を聞いてもらえます。
その上で、結論に至った理由や具体例などを解説し、最後に結論を話せば、あなたの言いたいことは大体伝わります。
ちなみに、「結論」→「理由」→「具体例」→「結論」と説明する話法を「PREP法」と言います。
気になる方は、Amazonの論理学・現象学でも人気の高いこちらの書籍を参考ください。
数字で話す
話に具体性を持たせるためには、数字を使うことが有効です。
「いまプロジェクト全体のステップの何％進捗しているのか？」など、全体に対する割合やAとBとの比較値を使って説明するなど、相手がイメージしやすいように工夫して話をすることができます。
話下手な人ができる「話が伝わらない問題の解決法」
ここまで、話をする上でのポイントをご紹介しました。
しかし、そもそも話や説明をすることが苦手という方も多いと思います。
ボクも雑談は得意ですが、説明は苦手です。
そんなボクが仕事で使っているテクニックをご紹介します。
伝わらないなら、伝えなければいい
口下手・説明下手の原因は、冒頭でも述べましたが「情報を伝えようとしすぎ」です。
情報が不足していると相手が困るかも？
あとで何かトラブルがおこるかも？
このような不安から、1つの事柄を伝えるためにいくつもの要素を詰め込んで説明をしてしまいます。
基本的に人は人の話を聞いていません。
他人を理解することもできません。
なので、10個伝えたいことがあっても、10個すべてを伝えては何一つ伝わりません。
結論と要件を1個ずつ伝えて、あとは相手が何か返してくるのを待つぐらいの気持ちで大丈夫です。
1個2個伝えただけでは、当然情報は不足しているので、相手は質問をしてきます。
こうなれば、あとは説明ではなく相手との会話で伝えたいことを伝えるだけなので、説明よりハードルがかなり下がります。
ポイントは、結論を伝えて、できるだけ短い一文で要件を伝えることです。
相手に話を伝えるポイントは、言葉足らずかな？と思うぐらいの分量で相手に話を伝えることです。
まとめ
話が伝わらない人の特徴とその解決法について解説をしました。
話が伝わらない人は、情報が不足しているかもと不安に思うあまり、持っている情報をすべて蔦ようとしすぎてしまいます。
相手からすると、いきなり大量の情報をぶつけられても、話の意図がわからず混乱してしまいます。
話をするときは、まず最低限伝えないといけない目的を明確にして、結論から話すことをおすすめします。
結論さえ伝えておけば、あとは疑問点を相手が質問してくれるのでそれに答えるだけで、伝えたいことの要点は伝わります。
伝えたいことをすべて話さなくても大丈夫くらいの気持ちで気軽に話をしてみましょう。
